Surat Dinas

Menulis Surat Dinas

MACAM-MACAM SURAT

Sebelum Anda mengenal surat dinas lebih jauh, mari kita mengenal macam-macam surat terlebih dahulu!

a.

b.

c.

Tahukah Anda, apakah nama alat komunikasi yang ditampilkan di atas?

Ya, betul.
     Alat komunikasi tersebut dinamakan surat. Pasti Anda pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau kepada guru Anda di sekolah.
     Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai.
     Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini!             

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
     Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat.  Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di  bawah ini, yaitu    

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu:

1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.

2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.

3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.

Nah, bisakah Anda menentukan apa nama jenis surat pada contoh (a), (b), dan (c) pada awal tampilan?

 Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasuk
surat dinas adalah sebagai berikut.
1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.




3. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.



Contoh surat permohonan :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)



13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007
Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten
Dengan hormat,
Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.
Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.
Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima kasih

Ketua Seksi Upacara Bendera,
Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

Contoh surat keterangan:


PT Sinar Gemilang Kinerja
Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta
SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA
No. 105/KODE. B/IVIII/2007


6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:
nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120
benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.
Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna

Contoh Memo:
PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi
sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.
Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005
Joko Sumbogo


Aktivitas Diri
Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini !
OSIS SMA PERMATA BANGSA
Jl. Amangkurat No, 57 Magelang Jawa Tengah
Teleoon 322 743
Magelang,8 Desember2 007
No. : 32/OSIS/PB/X/2006
Hal : Pemberitahuan
Kepada
YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang
Di Magelang
Hormat kami,
Sehubungan dengan musim liburan akhir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para siswa-siswa SMA Permata Bangsa di Jl, Amangkurat No. 57 Magelang Jawa Tengah Telepon 322 743, akan mengisi kegiatan liburan akhir tahun ini dengan kegiatan yang positif. Kami akan menyelenggarakan kegiatan bhakti social berupa aksi donor darah, bazaar murah, dan kunjungan ke panti - panti social yang ada di sekitar Magelang. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai tanggal 26 - 30 Desember 2007.
Berkaitan dengan hal, maka kami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tenaga medis untuk memfasilitasi kegiatan social tersebut, khususnya untuk kegiatan donor darah.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan
tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara Benowo.
Demikianlah permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian
dan kerjasamanya,k ami tidak lupa untuk menghaturkan banyak-banyak terima kasih sebelumnva.
Dengan hormat
Mengetahui,
Beatrix Vena Sukirmanto
Beatrix Vena Maharani Drs. Sukirmanto
Ketua Panitia Kegiatan Kepala Sekolah SMA PB
1. ldentifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat.
2. Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinas di atas sehingga menjadi lebih baik dan benar.
3. Tulislah di selembar kertas dan kumpulkanlah kepada gurumu.